Page 62 - LogReal.direkt_Ausgabe_4_2018

: : Fit im Job

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Knigge für E-Mails

In der heutigen Zeit sind E­Mails nicht mehr aus unserem :: Verwenden Sie keine Emoticons, diese wirken unpro­
beruflichen und privaten Leben wegzudenken und stel­ fessionell. Abkürzungen auf ein Minimum reduzieren.
len eines der am häufigsten genutzten Kommunikations­ :: Überprüfen Sie Ihren Text auf Rechtschreibfehler.
mittel dar. Mit Hilfe von E­Mails kann man in einer kurzen :: Wählen Sie den richtigen Abschiedsgruß.
Zeit weitaus mehr Ansprechpartner als mit traditionellen :: Beenden Sie die Mail mit Ihrer Signatur.
Kommunikationsmethoden auf den gleichen Kenntnis­ :: Verzichten Sie auf Anhänge. Führen Sie einen begon­
stand bringen und ist sich der unmittelbaren Erreichbar­ nenen Schriftwechsel fort.
keit des Empfängers im Wesentlichen sicher. :: Reagieren Sie innerhalb von 24 Stunden auf eine Mail
oder geben Sie eine Zwischennachricht.
Aber das Versenden von E­Mails bringt nicht nur Nutzen, :: Schaffen Sie sich feste Zeitfenster für das Lesen und
sondern kann auch Schaden verursachen. Durch den Bearbeiten Ihrer Mails, damit diese keine großen Zeit­
meist großen Verteiler entsteht weniger Verbindlichkeit fresser werden.
und Verantwortung für den Einzelnen und schnell und :: Achten Sie darauf, dass abends Ihr Postfach leer ist.
unbedacht geschriebene E­Mails können zu Missver­ :: Lassen Sie Ihre Mails nach cc und bcc vorsortieren.
ständnissen und Unstimmigkeiten führen. Des Weiteren :: Legen Sie keine Ordner an, sondern verwenden Sie die
sind E­Mails große Zeitkiller. Untersuchungen haben ge­ Suchfunktion, wenn Sie auf Vorgänge zurückgreifen
zeigt, dass die ständige Unterbrechung zum Lesen und wollen.
Bearbeiten der E­Mails ein produktives Arbeiten verhin­ :: Vergessen Sie nicht: Auch der Mailverkehr unterliegt
dert, da man in der Regel 15 Minuten benötigt, um sich gesetzlichen Formvorschriften.
wieder voll und konzentriert der eigentlichen Aufgabe zu
widmen. Jon Postel, einer der Wegbereiter des Internets, hat ein­
mal gesagt: „Sei liberal, bei dem, was du akzeptierst – sei
Daher sollten folgende Empfehlungen beim Schreiben konservativ bei dem, was du sendest.“
und Bearbeiten von E­Mails beachtet werden:
:: Ist das Versenden einer Mail überhaupt der richtige
Weg oder sind Alternativen zu bevorzugen?
:: Sende ich die Mail an den/die richtigen Empfänger?
:: Verzichten Sie nie auf die Anrede. Wählen Sie die
richtige Anrede.
:: Schreiben Sie einen aussagekräftigen Betreff. Dieser
entscheidet, ob und wann Ihr Gegenüber die Mail
öffnet.
:: Schreiben Sie einen kurzen Text mit kurzen Sätzen. Ruth Böhr
Verwenden Sie Abschnitte zur Gliederung. ist Leitende
:: Schreiben Sie keine Einleitung. Teilen Sie die wichtig­ Medizinal direktorin
ste Information als erste mit. und NLP-Master

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